Publicación:

Diseño de un modelo de gestión documental con acciones de mejora para los procesos de archivo que actualmente realiza la empresa EDL SAS

Resumen en español

El desarrollo de este proyecto tiene como propósito identificar los procesos de gestión documental realizados en EDL SAS, además de las necesidades existentes frente a los requerimientos de normatividad, general de la nación que garanticen la preservación del contenido documental generado en la realización de sus operaciones. general de la nación en donde esta define una garantía y preservación del contenido generado en la realización de sus operaciones. Durante el proceso de investigación se desarrolló una metodología analítico proyectiva, utilizando como mecanismo de recolección de la información, encuestas dirigidas a las áreas involucradas en los procesos documentales; Evidenciando que la entidad cuenta con un modelo de gestión documental interna que cumple con algunos parámetros establecidos por la ley, pero no cumple con la mayoría de los requisitos contemplados en la ley general de archivos, y tomando en cuenta los requerimientos exigidos por el cliente para la custodia de la información, es necesario que EDL SAS implemente un modelo de gestión documental que además de cumplir con los requerimientos de ley, logre organizar, sistematizar y estandarizar los procesos documentales existentes. Para ello se propone a EDL SAS la implementación de un modelo de gestión documental ajustado a la ley general de archivos y que en primera instancia logre organizar el manejo dado al archivo generado por los proyectos, desde su etapa de creación hasta su transferencia al archivo central, incluyendo el manejo y recepción de información en medios digitales, de igual forma se entrega el prototipo de un software de gestión documental, con el cual se pretende sistematizar los procesos generados en el modelo de gestión documental y permitir a EDL SAS contar con una herramienta de registro, consulta y seguimiento de los archivos documentales generados en el desarrollo de sus actividades. Logrando establecer una dinámica de archivo documental ajustada a la ley y que ante cualquier requerimiento reduzca los tiempos de respuesta, ya que anticipadamente los procesos documentales cumplen con los requisitos exigidos para la transferencia de archivos de entidades públicas o privadas a el archivo general de la nación.