Propuesta de mejora en el proceso de recepción de aportaciones manuales en el área de Acuerdos Comerciales del Departamento de Contabilidad en la empresa Cencosud Colombia S.A.

Abstract

El área de Acuerdos Comerciales en la empresa Cencosud Colombia S.A, tiene falencias en cuanto al proceso para contabilizar los ingresos de aportaciones manuales, debido a que este es manual; la única trazabilidad que hay es una plantilla en Excel como solicitud de cobro a los proveedores, que es cargado por parte del área Comercial en una plataforma llamada Service desk1 y contiene la información de Valores, proveedor y concepto, cada fila del Excel corresponde a un soporte físico. El soporte físico es un otro si a la oferta comercial que se diligencia manualmente y representa un valor de ingreso para la compañía aprobado por el proveedor, similar a un cheque. Lo anterior significa que en el evento que el soporte se pierda y llegue a existir por parte del proveedor una reclamación se incurriría en una devolución, lo que afecta el margen comercial de la compañía. El proceso tiene un tiempo de aproximadamente 4 días para su finalización entre la recepción de soportes, envío de información a Argentina y la contabilización de los cobros. Con esta propuesta se espera disminuir en por lo menos la mitad el tiempo para este proceso, implementando interfaces que hagan el cargue de información para cobro, para evitar la manipulación de datos, Se quiere implementar en la herramienta WGA (Workflow genérico de artículos) un módulo que permita el envío de información a Genesix, sistema comercial de la empresa para que finalmente la información se transmita a SAP por medio de una interfaz. Que se programa para que corra a ciertas horas y servirá para realizar la contabilización en menor tiempo y disminuye la probabilidad de errores.